Điều phối sản xuất thì làm gì?

Hôm nay xin được sơ lược về công việc của điều phối sản xuất (production coordinator) qua tóm tắt có phần ngắn gọn so với danh sách thực tế người này làm. Nếu bạn đọc thấy còn nhiều vấn đề, xin đừng ngại bình luận và mạnh dạn bổ sung để mọi người cùng được biết thêm.

Điều phối sản xuất (production coordinator)

Về cơ bản, đây là vị trí được quản lý sản xuất (production manager) trực tiếp tuyển dụng nên người ngày là trợ lí đắc lực, là cánh tay phải của quản lý. Vì thế, ta có thể hình dung quản lý sản xuất làm những gì thì người này sẽ hỗ trợ phần đó và thậm chí một số công việc cụ thể còn nằm ngoài danh sách công việc của quản lý sản xuất.

• Văn phòng sản xuất: Trong thời gian đầu khi dự án bước vào quá trình tiền kì, điều phối sản xuất chính là người tổ chức và điều hành văn phòng sản xuất để các thành viên dự án có nơi làm việc.
• Thành viên đoàn: điều phối hỗ trợ quản lý sản xuất kiểm tra khả năng của thành viên đoàn và tập hợp lại thành đoàn. Người này cũng trực tiếp thuê và giám sát trợ lý điều phối sản xuất và trợ lý sản xuất.
• Nhà cung cấp: làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp về thiết bị, vận chuyển, hải quan, đồ ăn, … để có chi phí và chất lượng dịch vụ phù hợp với ngân sách.
• Các tổ chức: làm việc với các uỷ ban phim và chính quyền địa phương cũng như các nghiệp đoàn và hiệp hội cùng báo cáo phải gửi cho họ liên quan đến diễn viên, tình hình sản xuất.
• Giấy tờ, văn bản: chuẩn bị bản thoả thuận (hay hợp đồng) với các thành viên đoàn, giấy phép lao động với diễn viên vị thành niên, mua bảo hiểm cho đoàn, tạo đơn đặt hàng, đảm bảo các giấy phép và biên nhận cần thiết, lập danh sách đoàn, danh sách liên lạc, phổ biến các giấy tờ, kịch bản, thông tin khác cũng như tổng hợp danh sách các thông tin cho credit.
• Diễn viên: sắp xếp buổi tập và chụp hình cũng như các nhu cầu đặc biệt của diễn viên hay người biểu diễn, thu thập thông tin diễn viên (gồm các thông tin kích cỡ) cho tổ phục trang.
• Hậu cần, vận chuyển: sắp xếp bối cảnh cần khảo sát và chỗ nghỉ, gửi phim đến phòng thí nghiệm, chuẩn bị tiệc đóng máy và quà tặng cũng như đảm bảo các phần việc sau khi đóng máy được hoàn tất như đồ thuê được trả, các hoá đơn đầy đủ, bàn giao hồ sơ sổ sách và cuối cùng là đóng cửa văn phòng.

Điều phối sản xuất, như tên gọi, là một người có khả năng đa nhiệm và sắp xếp tổ chức tuyệt vời, nhất là ở khả năng giải quyết vấn đề cũng như có thể dự đoán bước tiếp theo cần làm như thế nào.

Bài chia sẻ của Tuan Do trong group Filmmakers in Vietnam.